Для сдачи тестов, рубежного контроля, а также закрепления материала используйте браузеры MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chromium
    Главная страница электронного учебника
    Содержание дисциплины

    Содержание дисциплины


    Учебная тема
    Форматирование чисел. Создание диаграмм

    Создание внедренных диаграмм и диаграмм на отдельных листах.

    Создать диаграмму в Excel-97 очень просто. Для этого достаточно выделить данные для диаграммы и запустить мастер диаграмм. Этот мастер сделает за вас большую часть подготовительной работы, а вам предстоит только проконтролировать ее и нанести последние штрихи. Так же, как другие мастера в Office-97, этот мастер сначала задает пользователю ряд вопросов, а затем строит диаграмму в соответствии с полученными указаниями. Выбор типа диаграмм зависит от информации, для отображения которой предназначена диаграмма. Рассмотрим разные типы диаграмм и их применение.

    · Гистограммы удобно использовать для сравнения значений в одном или нескольких наборах данных. Их можно использовать для сравнения годовых показателей, реализации продукции за последние несколько лет. Двойной щелчок на изображении гистограммы в окне мастера диаграмм, дает доступ к окну, в котором можно выбрать вид гистограммы.

    · Линейчатые диаграммы это те же гистограммы, но с иной ориентацией осей. В отличие от гистограмм здесь ось категорий (ось Х) расположена вертикально, а ось значений (ось У) горизонтально. Линейчатые диаграммы применяются в тех же случаях, что и гистограммы. Горизонтальное расположение оси зависимых переменных делает их особенно удобными для сравнительного представления разных величин в пределах одного временного периода. Скажем, реализацию товара за месяц различными продавцами хорошо продемонстрирует линейчатая диаграмма. Для отображения проявления определенной тенденции в течение некоторого интервала времени, например, колебания курсов акции или валюты, лучше всего использовать диаграммы в виде графиков.

    ·  Круговые диаграммы демонстрируют соотношение между целым к его частями. На них лучше всего видно, какую часть целого составляет тот или иной его компонент (например, весь бюджет и отдельные его статьи, весь инвестиционный портфель и входящие в него инвестиции). Принцип построения круговой диаграммы следующий: сначала суммируются все данные из выделенного диапазона, а затем определяется, какую часть этого целого составляй содержимое каждой ячейки. На круговых диаграммах отобразить можно только один набор данных.

    ·  Точечные диаграммы широко используются в статистике. На них удобно иллюстрировать разброс данных (представленных точками), а также корреляцию между несколькими наборами данных (например, количеством проданного товара и сводками погоды). В отличи от графиков на точечных диаграммах можно представлять данные, для которых интервалы времени имеют разную величину. Так, например, если требуется проанализировать ежедневную реализацию конкретного товара с учетом того, что в некоторые дни он вообще не продавался, лучше использовать точечную диаграмму.

    ·  Диаграммы с областями подобны графикам. Они иллюстрируют изменения данных, происходящие за некоторый период времени. Но диаграммам с областями присущи и особенности круговых диаграмм, так как они могут демонстрировать соотношение частей и целого.

    · Кольцевые диаграммы — это одна из разновидностей круговых диаграмм. Они также отражают связи между частями и целым. На кольцевых диаграммах, в отличие от круговых, можно представлять разные данные.

    · Лепестковые диаграммы едва ли могут быть удобны в использовании, за исключением каких-то очень специальных случаев. Они демонстрируют соотношения между разными последовательностями данных, а также между каждой последовательностью и всеми последовательностями одновременно. В результате все оказывается сосредоточенным в одном месте, из-за чего обычно трудно получить четкое представление о предмете. Лепестковые диаграммы иногда используют в задачах административного управления сложными проектами.

    Поверхностные диаграммы используют для демонстрации взаимосвязи нескольких переменных или для наглядного представления больших объемов данных.

    · Поверхностные диаграммы выглядят как рельефные карты местности, показывая “возвышенности” и “впадины” для большой совокупности данных.

    · Пузырьковые диаграммы отображают на плоскости наборы из трех значений. Первые два значения определяют точку расположения пузырька. В этом плане эти диаграммы подобны точечным. Третье значение отображается размером пузырька.

    · Биржевые диаграммы отображают наборы данных из трех значений (например, самый высокий курс, самый низкий курс и курс закрытия).

    ·  Цилиндрические, конические и пирамидальные диаграммы — это все гистограммы со столбцами соответственно в виде цилиндров, конусов и пирамид.

    Не боитесь экспериментировать с типами диаграмм — только опробовав различные варианты оформления вы сможете, понять, какие из них лучше подходят.

    Таблица этого листа содержит поквартальные показатели продажи товаров. Пусть требуется получить диаграмму, отражающую товарооборот в 1-ом квартале. Начать следует с выделения требуемого диапазона: в данном случае это интервал А4:В6, который включает наименование товаров и их количественные показатели за рассматриваемый квартал.

    Теперь щелкните на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

    Выбор типа диаграмм

    В первом шаге нужно выбрать подходящий тип диаграммы. В окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы представлены 14 типов стандартных диаграмм, а каждый тип стандартной диаграммы имеет еще по несколько видов. Тип диаграммы выбирается в поле Тип на вкладке Стандартные. Выбрав тип и вид диаграммы, можно просмотреть диаграмму, нажав и удерживая кнопку Просмотр результата.

    Кроме того, в Excel-97 предусмотрено несколько шаблонов нестандартных диаграмм. Тип нестандартной диаграммы можно выбрать на вкладке Нестандартные в окне Мастера диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы выбор типа диаграммы на этой вкладке автоматически приводит к появлению диаграммы в поле Образец для представления ваших данных.

    Вторым шагом в создании диаграммы является задание диапазона содержащего данные, которые будут представлены на диаграмме. Выбор данных уже был сделан выделением нужного диапазона перед вызовом мастера диаграмм. Если в диаграмме предполагается использовать заголовки строк и столбцов, то их следовало также включить в выделенный диапазон. Если же этого не было сделано или требуется изменить сделанный выбор, то можно воспользоваться окном Мастер диаграмм (шаг, 2 из 4): источник данных диаграммы.

    Обратите внимание на то, что ссылки в поле Диапазон являются абсолютными. Это сделано для того, чтобы обеспечить возможность перемещения диаграммы без необходимости корректировать ссылки. Мастер диаграмм допускает использование несмежных диапазонов значений.

    Диапазон может состоять из нескольких строк или столбцов. Если данные систематизированы по строкам (столбцам), то выбирается опция Ряды в строках (в столбцах). Разделение данных по строкам или столбцам приводит к разделению данных на диаграмме по рядам.

    Ряд данных – это информация, которую вы хотите представить в виде диаграммы.

    Ряды можно добавлять и удалять с помощью кнопок Добавить и Удалить на вкладке Ряд. По умолчанию каждому набору данных присваивается имя Ряд 1, Ряд 2 и т.д. Эти имена можно изменять, вводя новые в поле Имя. Данные имена отображаются в легенде диаграммы.

    После определения диапазона ячеек с данными и задания рядов диаграммы перейдите к следующему шагу, щелкнув на кнопке Далее.

    Задание дополнительных элементов диаграммы

    В окне Мастер диаграмм (шага 3 из 4): параметры диаграммы можно добавить легенду, если мастер диаграмм этого не сделал. Можно также пометить оси, озаглавить всю диаграмму, подписать данные, разместить рядом с диаграммой таблицу данных и выполнить некоторые другие операции. Хорошая диаграмма — это диаграмма, при просмотре которой не возникает вопрос: “А что бы это значило?”. Для этого ее надо снабдить достаточным количеством понятной информации.

    Размещение диаграммы

    Существуют две возможности размещения диаграммы. Можно создать встроенную диаграмму. Она вставляется в лист с данными. Встроенные диаграммы хороши в тех случаях, когда требуется, чтобы данные были представлены рядом с диаграммами. В этом случае довольно просто выполняется переход от данных к диаграмме и наоборот.

    Вторая возможность — это использование листа диаграмм. В этом случае для размещения диаграммы выделяется отдельный лист. Данные для представляемой на отдельном листе диаграммы берутся с другого листа. Такое расположение удобно в случаях, когда необходимо получить только диаграмму, например, для статьи, для снятия на слайд и т.п.

    Выбор варианта размещения диаграмм осуществляется в окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы. При создании встроенной диаграммы лист для ее размещения выбирается из раскрывающегося списка имеющихся в книге листов. При размещении диаграммы на отдельном листе можно задать имя этого листа, введя его в поле текста, расположенном в области Поместить диаграмму на листе рядом с опцией отдельном.

    Если диаграмма готова, щелкните на кнопке Готово. Щелкнув на любой месте вне диаграммы, можно убрать выделение и избавиться от размерных маркеров, позволяющих изменять положение и размеры диаграммы.

    Перемещение диаграмм

    Для перемещения диаграммы в пределах текущей страницы, следует щелкнуть на ней один раз и перетащить весь кадр на новое место. Но если вы хотите переместить диаграмму на другой лист, используйте буфер обмена:

    1. Выделите диаграмму щелчком мыши.

    2. Нажмите кнопку Вырезать, чтобы забрать ее в буфер.

    3. Щелкните на ярлычке листа, на который вы хотите поместить диаграмму.

    4. Установите указатель мыши на то место, где будет верхний левый угол диаграммы. Щелкните один раз и нажмите кнопку Вставить.

    Внесение изменений в диаграмму

    После размещения диаграммы на листе, возможно, вы захотите внести в нее изменения. Щелкните на диаграмме, и вы увидите охватывающий ее кадр с размерными маркерами. Перетаскивание любого из маркеров приводит к изменению размеров диаграммы.

    Преобразование диаграммы к другому типу

    Вы построили диаграмму одного типа, а оказалось, что предпочтительнее было бы построить диаграмму другого типа. Что делать? К счастью, вам не потребуется перестраивать диаграмму с самого начала.

    Щелкните правой кнопкой мыши в пределах выделенной области и активизируйте контекстное меню. С его помощью можно изменить все: от типа диаграммы до меток осей и цветов, которыми окрашиваются ее элементы.

    Из контекстного меню выберите команду Тип диаграммы. На экране появится диалоговое окно, в котором представлены типы диаграмм, предусмотренные в Excel. Выполните двойной щелчок на любой из разновидностей показанных в окне диаграмм. Это приведет к преобразованию диаграммы на листе.

    Добавление данных в диаграмму

    Пусть вы решили добавить в таблицу новые данные и отобразить их на уже построенной и отформатированной диаграмме. Вам не придется строить диаграмму заново. Включение дополнительных данных в диаграмму осуществляется простым их перетаскиванием.

    Для включения в диаграмму данных выделите нужный диапазон, поместите курсор на его нижний край и перетащите на диаграмму. После того, как вы отпустите кнопку мыши, соответствующие данные появятся на диаграмме. Если программа не может однозначно определить, как разместить данные, она выведет диалоговое окно Специальная вставка. После сделанных указаний щелкните на кнопке ОК.

    После включения в диаграмму новых данных оформите элементы диаграммы, соответствующие этим данным.

    Если диаграмма построена на отдельном листе, то для включения в нее дополнительных данных щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы. Из контекстного меню выберите команду Исходные данные. Выделите соответствующие данные и щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Исходные данные.

    Выделение сектора круговой диаграммы

    Когда одно из значений, отображаемых на круговой диаграмме очень мало, соответствующий этому значению элемент можно просто не заметить. Для привлечения к нему внимание, его желательно выдвинуть:

    1. Щелкните на секторе, который вы хотите выдвинуть. Обратите внимание на маркеры около него.

    2. Плавно вытащите сектор на требуемое расстояние.

    Для восстановления первоначального вида “поставьте” выделенный элемент на прежнее место. Можно выделить несколько секторов. Для этого повторите описанные выше действия для каждого из секторов.

    Вставка легенды

    При построении диаграммы по нескольким рядам данных, где в каждой позиции по оси Х отображается несколько величин, трудно понять, какую величину представляет каждый отдельный столбец. Каждую группу столбцов можно связать с определенным месяцем, обратившись к оси X.

    Различная окраска столбцов, т.е. легенда в рассматриваемом примере поможет

    читателю понять, что каждый столбец на диаграмме соответствует определенному типу продукции.

    Для того чтобы добавить к диаграмме легенду, активизируйте сначала панель инструментов Диаграммы. По умолчанию панель инструментов Диаграммы в рабочем окне Excel не отображается. Для вывода ее на экран выберите из меню Вид команды Панели инструментов, Диаграммы. На панели Диаграммы нажмите кнопку Легенда. В результате рядом с вашей диаграммой будет вставлено поле легенды. При необходимости вы можете перемещать это поле в любое место в пределах области диаграммы или изменять его размеры с помощью размерных маркеров.

    Разметка значениями

    При работе с диаграммой иногда может возникнуть вопрос: “Какому точному значению соответствует эта точка на графике?”. Это значение можно посмотреть в таблице, по которой строилась диаграмма. Для того чтобы не обращаться к таблице

    часто, бывает удобно пометить элементы диаграмм их фактическими значениями. Для этого проделайте следующее:

    1. Выделите маркерами любой из элементов, представляющих значение (точка, столбец, линия и т.п.).

    2. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном элементе. Из появившегося контекстного меню выберите пункт Формат точки данных.

    3. В появившемся диалоговом окне Формат элемента данных перейдите на вкладку Подписи данных. Установите переключатель значение.

    4. Щелкните на кнопке ОК.

    Каждый элемент диаграммы можно пометить соответствующим ему значением.

    Размещение подписей на диаграмме

    Над столбцами данных можно размещать не только значения, но и другие подписи. Выберите, например, на вкладке Подписи данных диалогового окна Формат элемента данных переключатель категория.

    Двойной щелчок на любой из подписей активизирует диалоговое окно Формат подписей данных. Перейдите на вкладку Шрифт: увеличьте размер шрифта и измените его начертание. Допустим, что вы хотите использовать шрифт Arial высотой 16 пунктов. Чтобы осуществить это намерение, достаточно выполнить следующие действия:

    1. Выберите Arial из списка шрифтов.

    2. Выберите подходящий цвет.

    3. Укажите требуемый размер.

    Теперь перейдите на вкладку Выравнивание для изменения ориентации подписей. В области Ориентация задайте ориентацию в поле со словом Надпись. Можно установить вертикальную ориентацию в поле со словом Текст. Зафиксируйте изменения щелчком на кнопке ОК. Теперь подписи имеют хороший вид, однако, они не совсем удачно размещены. Щелчок на подписи приводит к появлению вокруг нее серой рамки с маркерами. Захватив край рамки мышью, перетащите ее в подходящее место.

    Форматирование осей

    Оси диаграммы можно форматировать так же, как и другие элементы диаграммы. Достаточно дважды щелкнуть на оси, чтобы появилось диалоговое окно Формат оси.

    В диалоговом окне Формат оси вы можете попытаться использовать меньший шрифт, либо разместить текст вертикально. В этом окне содержатся также вкладки, позволяющие, например, изменить шрифт и формат чисел, изменить ориентацию текста подписей. Выберите вкладку Вид и измените, например, такие параметры оси, как толщина, цвет и тип линии.

    Изменение масштаба оси

    Мастер диаграмм автоматически выбирает цену основного и промежуточного делений по оси Y. Обычно мастер устанавливает для этой оси приращение на основе отображаемых на ней значений. На ось наносятся метки в соответствии с ценой делений.

    Ценой делений называется значение, соответствующее интервалу между двумя соседними метками на оси. В качестве цены делений могут выбираться тысячи рублей, сотни километров или любые другие величины, которые имеет смысл использовать для представляемых данных на диаграмме.

    Шкалой называется совокупность меток, нанесенных на ось. Некоторые из меток сопровождаются числами или другими символами, которые соответствуют отдельным значениям представляемой величины Примером шкалы может служить всем хорошо знакомая шкала термометра.

    Выбор мастером диаграмм шага приращения не всегда является оптимальным. Программа Excel дает возможность изменить шаг по оси Y. Для того чтобы изменить минимальное или максимальное значение, откладываемые на оси, или выбрать другой шаг приращения, выполните следующие действия:

    1. Двойным щелчком на оси активизируйте диалоговое окно Формат оси.

    2. Щелкните на вкладке Шкала.

    3. Программа Excel отображает текущие значения, используемые для масштабирования оси. Чтобы изменить любое из них, щелкните на поле значения и введите новую величину. Автоматический режим в этом случае отключается (его также можно отключить, удалив метку с переключателя, расположенного рядом с названием поля).

    Добавление заголовка

    Если у диаграммы нет заголовка, о ее назначении можно только догадываться. Заголовок для диаграммы можно задать при ее построении с помощью Мастера диаграмм. Но если вы этого не сделали или заданный заголовок вас не устраивает, всегда можно выполнить следующее:

    Создать новый заголовок. Щелкните правой кнопкой мыши на любом месте в области диаграммы и выберите команду Параметры диаграммы. Перейдите на вкладку Заголовки. Введите заголовок в поле Название диаграммы. Щелкните на кнопке ОК.

    Модифицировать существующий заголовок. Щелкните два раза на заголовке (не путайте это действие с двойным щелчком!). Появится курсор. Используя клавиатуру, наберите новое название. Щелкните на любом месте в области диаграммы, чтобы зафиксировать изменения.

    Модифицировать формат заголовка. Щелкните дважды на заголовке и внесите необходимые изменения.

    Переместить заголовок. Щелкните на заголовке и перетащите появившуюся вокруг заголовка серую рамку с маркерами на новое место.

    Оформление цветом

    Для того, чтобы раскрасить диаграмму, совершенно не обязательно быть художником. В программе Excel используются простые приемы для изменения раскраски диаграммы. Эти приемы отличаются для диаграмм различных типов. Они рассмотрены ниже.

    Вам не удастся одним движением изменить все краски на диаграмме с несколькими рядами представляемых значений, например, на круговой диаграмме. Вы должны поработать отдельно с каждым конкретным элементом такой диаграммы:

    Выделите элемент данных на диаграмме.

    1. Щелкните дважды на этом элементе. Появится диалоговое окно Формат элемента данных.

    2. Перейдите на вкладку Вид. Выберите для элемента данных цвет в области Заливка.

    3. Щелкните на кнопке Способы заливки и выберите один из способов заливки на вкладках Градиентная, Текстура, Узор, Рисунок.

    4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в предыдущее окно. Затем еще раз щелкните на кнопке ОК.

    5. В центре диалогового окна из поля Цвет выберите подходящий цвет.

    6. Щелкните на кнопке ОК.

    В гистограммах, представляющих значения единственной величины, столбцы обычно окрашиваются в один цвет, поэтому опции меню, раскрывающегося после щелчка правой кнопкой на любом из них, действительны для всех столбцов. В диаграммах с рядами, значений нескольких величин соответствующие опции действительны для всех элементов одного ряда (например, для всех столбцов, представляющих объёмы продаж в марте).

    Вывод диаграммы на печать

    Вывод диаграммы на печать похож на вывод на печать листов. В данном случае также необходимо придерживаться правила: прежде, чем начать печать, используйте режим предварительного просмотра. Вы можете выбрать один из вариантов вывода диаграммы на печать:

    · Печать диаграммы как части листа.

    · Печать диаграммы на отдельной странице.

    Если диаграмма встроенная, то она будет печататься вместе с соответствующей таблицей. Для печати такой диаграммы на отдельном листе необходимо ее выделить. Дважды щелкните на ней и нажмите кнопку Предварительный просмотр.

    При распечатке желательно подогнать размеры диаграммы под стандартную страницу. Для этого:

    1. Щелкните на кнопке предварительного просмотра печати на стандартной панели инструментов.

    2. Щелкните на кнопке Страница, а в появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Диаграмма.

    3. Установите переключатель Использовать всю страницу, после чего щелкните на кнопке ОК.

    4. Если полученный результат вас удовлетворяет, щелкните на кнопке Печать, а затем в появившемся диалоговом окне — на кнопке ОК. В противном случае отрегулируйте поля страницы в соответствии со своими желаниями.

    Если вам не понравилось размещение диаграммы и вы решили ее переместить или изменить в ней отдельные фрагменты, щелкните на кнопке Закрыть, внесите необходимые изменения и вновь возвратитесь к режиму предварительного просмотра.

     

     

    - Содержание дисциплины


    Закрепление материала
    Тестирование материала
    Содержание дисциплины